Co to jest open space? Charakterystyka otwartej przestrzeni biurowej

“Open space” (czyli dosłownie „otwarta przestrzeń”) to model aranżacji biurowej, w którym pracownicy (często wiele osób) pracują w jednej wspólnej hali lub pomieszczeniu, bez (lub z minimalną liczbą) stałych ścianek działowych lub osobnych pokoi.

Cechy charakterystyczne:

• Brak lub minimalizacja gabinetów — większość stanowisk zgrupowana na wspólnej płaszczyźnie.

• Możliwość reorganizacji / przestawiania stanowisk stosunkowo łatwo (meble modułowe, kontenery, półotwarte ściany mobilne).

• Wspólny dostęp do zasobów — drukarki, strefy wspólne, komunikacja twarzą w twarz.

• Często „niższy próg” pomiędzy pracownikiem a kierownictwem — mniejszy dystans fizyczny.

• Duży nacisk na współpracę międzyzespołową, komunikację, elastyczność układu.

Open space nie jest jednorodny — może występować w różnych wariantach: od całkowicie otwartego planu („wszystkie stanowiska w jednym pomieszczeniu”) po hybrydowe rozwiązania, z wydzielonymi strefami ciszy, budkami akustycznymi itp.

Zalety biura typu open space

Poniżej najważniejsze zalety, jakie często są wymieniane przy projektowaniu i użytkowaniu open space:

1. Lepsza komunikacja i współpraca

   • Brak barierek ścianek sprzyja spontanicznej wymianie informacji między współpracownikami.

   • Łatwiejszy dostęp do menedżerów / liderów / osób decyzyjnych — mniejszy dystans komunikacyjny.

   • Szybszy przepływ wiedzy, dokumentów, szybkie konsultacje „na żywo”.

2. Efektywność wykorzystania powierzchni i koszty

   • Mniej ścian działowych, mniej korytarzy, mniejsze zużycie ścianek, drzwi etc. — co może oznaczać niższe koszty budowy / aranżacji.

   • Możliwość łatwej rearanżacji – np. dodanie stanowisk, przesunięcie mebli, elastyczność przy wzroście zespołu.

3. Integracja i kultura firmy

   • Przestrzeń open space może sprzyjać budowaniu kultury otwartości, integracji zespołów i poczucia wspólnoty.

   • Transparentność w organizacji — każdy widzi co robią inni, co może wspierać współodpowiedzialność.

4. Elastyczność oraz skalowalność

   • W przypadku zmiany liczby pracowników, restrukturyzacji zespołów lub zmiany typów zadań łatwiej jest zmodyfikować układ niż w tradycyjnych gabinetach.

   • Możliwość tworzenia stref mobilnych lub tymczasowych, np „booth”, budka akustyczna czy ściana mobilna.

5. Nowoczesny wizerunek i przyciąganie talentów

   • Otwarte biura bywają postrzegane jako nowoczesne, zwykle preferowane przez młodsze pokolenia pracowników, startupy, branże kreatywne / technologiczne.

Wady open space / wyzwania

Choć open space ma wiele zalet, istnieje też sporo wad i ryzyk. Oto najważniejsze:

1. Hałas i rozproszenia

   • Wspólna przestrzeń powoduje, że dźwięki rozmów, klawiatur, telefonów, drukarek – sumują się i mogą przeszkadzać w koncentracji.

   • Dla zadań wymagających „deep work” (głębokiego skupienia) hałas bywa krytycznym czynnikiem obniżającym efektywność.

2. Brak prywatności

   • Rozmowy prywatne, potrzebne w działalności HR / prawniczej / poufnych obszarach mogą być trudne do przeprowadzenia.

   • Pracownicy mogą czuć się „na widoku”, co dla niektórych może być źródłem dyskomfortu.

3. Problemy z komfortem warunków mikroklimatu

   • W jednej przestrzeni może być lepszy lub gorszy dostęp do światła (np. okna – stanowiska przy oknie mają przewagę).

   • Regulacja temperatury czy klimatu (ogrzewanie / chłodzenie / wentylacja) może być mniej indywidualizowana niż w osobnych pomieszczeniach.

4. Ryzyko przeciążeń psychicznych / rotacji

   • W niektórych raportach sugeruje się, że open space może prowadzić do wyższego poziomu stresu, zmęczenia efektem długiego ekspozycji na bodźce (wizualne, akustyczne).

   • Potencjalnie zwiększona transmisja chorób / absencji — choć to zależy od warunków higienicznych, densytetu pracowników etc.

5. Trudność w personalizacji stanowiska

   • W open space miejscami stanowiska mają mniej indywidualnego charakteru niż w gabinetach – ograniczona możliwość dekoracji, spersonalizowania ścianek, ciszy itp.

6. Ryzyko konfliktów interpersonalnych

   • Ponieważ ludzie są blisko siebie, konflikty mogą być bardziej bezpośrednio odczuwalne – np. różnice stylów pracy, różne potrzeby ciszy vs. rozmów, co wymaga dobrze zdefiniowanych zasad kultury pracy.

Wpływ open space na efektywność pracy

Jak open space wpływa na efektywność? Oczywiście, wpływ nie jest jednoznaczny — zależy od wielu czynników:

Badania i doświadczenia firm pokazują, że by open space rzeczywiście wspierał efektywność, konieczne jest:

• świadome projektowanie (nie tylko ustawienie biurek, ale dobór akustycznych rozwiązań, ergonomii, stref),

• kultura organizacyjna — zasady współpracy, etykieta korzystania z przestrzeni (np jak/gdzie prowadzić rozmowy, kiedy korzystać z budek),

• wsparcie technologii (np budki akustyczne / kabiny telefoniczne / system rezerwacji pokoju ciszy),

• uwzględnienie różnorodnych stylów pracy (osoby potrzebujące ciszy vs osoby często komunikujące się z zespołem).

Jeśli te czynniki są uwzględnione, open space może być bardziej efektywny niż klasyczne biura z gabinetami — a przy tym bardziej elastyczny i atrakcyjny.

Jak efektywnie zaaranżować biuro typu open space? Wskazówki aranżacyjne

Poniżej praktyczne wskazówki, jak zaprojektować i zoptymalizować open space, by maksymalizować jego zalety i minimalizować wady:

1. Analiza potrzeb pracowników i zadań

   • Na początek warto przeprowadzić analizę: jakie rodzaje zadań są wykonywane (indywidualna praca / współpraca / rozmowy telefoniczne / spotkania), jakie są wymagania osób (potrzeba ciszy / elastyczność / częste interakcje).

   • Określić liczbę stanowisk, liczbę meetingów wewnętrznych, liczbę osób korzystających jednocześnie itp.

2. Strefowanie przestrzeni
   W open space warto wydzielić / zaprojektować różne strefy funkcjonalne, np:

   • Strefa pracy zespołowej („desk clusters” lub układ gniazdowy)

   • Strefa koncentracji / ciszy — tzw. quiet zone, budka „focus room”

   • Kabiny telefoniczne / budki akustyczne do rozmów telefonicznych lub wideokonferencji

   • Sala konferencyjna / sala spotkań (zamknięta lub przeszklona)

   • Strefa relaksu / chill-out (kuchnia, kącik kawowy, sofa, przestrzeń nieformalna)

   • Recepcja / wejście / strefa powitalna

   • Magazyn / archiwum / strefa urządzeń (drukarki, skanery etc.)

   Przykład: „Aranżacja biura open space – przydatne wskazówki” wskazuje, że dobrze zaprojektowane open space powinno mieć wyodrębnione strefy: miejsca do pracy indywidualnej, strefy do pracy zespołowej, relaksu.

3. Akustyka i dźwiękoszczelność

   • Zastosowanie paneli akustycznych (ścienne, sufitowe), dywanów / wykładzin pochłaniających dźwięk.

   • Budki telefoniczne / kabiny akustyczne jako miejsca do rozmów wymagających prywatności lub ciszy.

   • Ekrany między biurkami (akustyczne ścianki na biurka), mobilne ściany przesuwnych paneli.

4. Ergonomia stanowisk

   • Biurka regulowane (wysokość), odpowiednie fotele, odpowiednia odległość monitora od oczu.

   • Przestrzeń manewru przy biurkach, dostęp do naturalnego światła, komfort ruchu.

   • Dobór mebli (regały, kontenerki, szafy) tak, aby nie blokowały światła / komunikacji.

5. Oświetlenie i klimat naturalny

   • Maksymalizacja dostępu do światła dziennego — ustawienie stanowisk względem okien, wykorzystanie przeszkleń.

   • Oświetlenie sztuczne – dobre natężenie, brak odblasków na monitorach, lampki biurkowe.

   • Temperatura, wentylacja, jakość powietrza — zapewnić komfort mikroklimatu.

6. Kolorystyka, zieleń i estetyka

   • Stonowane kolory bazowe + akcenty (kolory firmowe / elementy dekoracyjne).

   • Rośliny wewnętrzne (biophilic design), które poprawiają estetykę i samopoczucie.

   • Wykończenia mebli / powierzchni spójne ze stylem firmy.

7. Elastyczność w układzie i meblach

   • Meble modułowe / mobilne / łatwe do przemieszczania.

   • Możliwość rekonfiguracji stanowisk zgodnie z rozwojem firmy.

   • Użycie systemów meblowych, które oferują np. kontenerki, mobilne ścianki działowe.

8. Regulacje i normy prawne

   • Przy aranżacji open space należy pamiętać o wymogach bezpieczeństwa, przepisach BHP, dojściach ewakuacyjnych, odpowiedniej wysokości sufitu / przestrzeni między meblami.

   • Choć nie wszystkie przepisy są różne od tych dla klasycznych biur, warto uwzględnić lokalne normy akustyki, dostępności (np osobom niepełnosprawnym) itp. (zob. polskie normy aranżacji open space / regulacje konsido etc.).

   • Zasady kultury organizacyjnej

   • Ustalenie zasad korzystania z przestrzeni: kiedy można prowadzić rozmowy głośne, jakie godziny ciszy, rezerwacje budek, zasady porządkowania stanowisk (hot-desk, jasno określone strefy wspólne).

   • Wsparcie w komunikowaniu tych reguł zespołu.

9. Monitorowanie i ewaluacja

   • Po wdrożeniu open space warto zbierać feedback od użytkowników (ankiety, obserwacje), mierzyć poziom zadowolenia i efektywność (np czas spotkań, liczba przerywań, rotacja / absencje).

   • I na tej podstawie wprowadzać korekty (przesunięcie mebli, zmiana lokalizacji stref ciszy, doposażenie w budki telefoniczne itp.).

Przykład / odwołanie do BiuroProjekt.pl

Jeśli chciałbyś stworzyć projekt biura typu open space, warto rozważyć wsparcie profesjonalnej firmy projektującej biura. Na stronie BiuroProjekt.pl znajdziesz sekcję projektowania biura:
Projektowanie biura — BiuroProjekt.pl biuroprojekt.pl

Firma oferuje kompleksowe usługi projektowe, obejmujące analizę potrzeb klienta, ergonomię, estetykę i funkcjonalność.biuroprojekt.pl+1

Ponadto można zapoznać się z ofertą mebli biurowych (np fotele i krzesła) dostosowanych do przestrzeni open space na stronie BiuroProjekt.pl biuroprojekt.pl

W zależności od wielkości biura oraz oczekiwań, projektanci BiuroProjekt mogą dostosować strefowanie, aranżację, akustykę i meble tak, by przestrzeń była zarówno funkcjonalna, jak i estetyczna.